martes, 26 de noviembre de 2019
miércoles, 20 de noviembre de 2019
Informe de Cierre del Proyecto
Informe de cierre del proyecto.
Datos básicos del proyecto
Proyecto: PR.012.2019 consiste en el Desarrollo e implantación, con medios fundamentalmente propios, de un sistema de gestion y acceso a ubicaciones asignadas para Puestos de Venta Ambulantes (PVA) .
Jefe de Proyecto: Pan Chumilla Mas, Equipo local de control Aduanero. Ciudad de Metropolis. pan.chumillamas@metropolis.me
Entidad ejecutora: Ayuntamiento de Metropolis
Indicadores básicos definidos para el proyecto
Desvio en plazo de ejecución: Tras el análisis de este KPI, hay que resaltar que con respecto al plazo de ejecución inicial estimado, que era de 1 año, hemos tenido una desviación de un 8%, se ha utilizado un mes más en la fiscalización.
Satisfacción del cliente: Una vez analizado este KPI, y según su definición, con el sistema en producción, se ha sometido a los proveedores de 10 puestos a la encuesta de satisfacción, obteniendo una nota media de 9 puntos sobre 10. La nota máxima ha sido un 10, la mínima un 8.
Número de incidencias: Este KPI mide las incidencias sufridas por el sistema por semana. Tras evaluar el correspondiente registro, la primera semana tuvimos 2 incidencias con un tiempo medio de resolución de 25 minutos y la segunda semana, la previa a la entrega del producto, no se produjo incidente alguno.
Alcance actual del proyecto.
Entregables: Cada una de las fases del proyecto ha finalizado con los entregables y su certificación correspondiente, que avala que han sido cumplidos los requisitos establecidos por el cliente.
Cambios Aprobados: Durante la fase de ejecución del proyecto se decidió realizar el cambio de tecnología a utilizar por el dispositivo que lleva el usuario, para que usase, tecnología BTLE (Bluetooth Low Energie), que dotaba al dispositivo de mayor autonomía y menor consumo de energía, disponiendo además de un tamaño más reducido.
Estado de las distintas actividades previstas.
Análisis de requisitos: Fase completada en tiempo. Duración de la misma 2 meses.
Diseño y arquitectura de la solución: Fase con un desvío en su conclusión de 2 semanas sobre la programación. Duración de la misma 1 mes y dos semanas.
Programación: Fase con un desvío en su conclusión de 2 semanas sobre la programación. Duración de la misma 5 meses y dos semanas.
Pruebas: Fase completada en tiempo. Duración de la misma 1 mes.
Documentación: Fase completada en tiempo. Duración de la misma 1 mes.
Puesta en producción: Fase completada en tiempo. Duración de la misma 2 meses.
Mantenimiento: Fase actual, una vez el producto está en producción.
Costes del proyecto.
Acumulado de costes, desviaciones y cambios en el presupuesto.
El proyecto, en su estado actual se ha desarrollado con un pequeño incremento en los costes fruto del cambio de tecnología introducido en la fase de diseño de la solución.
En un primer momento, el presupuesto estimado con para conseguir el alcance previsto estaba en 125.000 €, exclusivamente dedicados a la adquisición de material. Una vez cabíamos a tecnología BLE, el pedido de material vio incrementado su presupuesto en 12.380 €. Se dan por bien invertidos, pues se estima un ahorro energético de un 35%.
No hay otros costes monetarios pues el proyecto se ha desarrollado con medios propios y se ha realizado en horas en las que la carga de trabajo del servicio era menos elevada.
Recursos humanos.
Desempeño de los miembros del equipo, conflictos, cambios en el equipo y variaciones de esfuerzo respecto a la planificación.
El proyecto ha estado llevado a cabo por Dª COP ape1, Dª COP ape2 y Dº COP Ape3.
Riesgos.
Relacionar incidencias del período e impacto en el proyecto
- Riesgo1. Dª Cop ape2 coge baja por accidente laboral. Supone una perdida de recursos del 33%. Puede afectar gravemente al desarrollo del proyecto.
- Riesgo2. En el montaje de la infraestructura, nos damos cuenta que no se puede mantener el diseño inicial de las localizaciones para los receptores en el área de entrada pues las fragonetas con tara maxima y tuneadas hacen que las señales no se comportan según se espera.
Gracias a la colaboración del proveedor de los elementos hw, en dos días se encuentra solución a este asunto, por lo que no afecta al progreso general del proyecto.
Adquisiciones.
Todo el material necesario para el desarrollo se ha provisionado sin problemas.
Acciones correctivas.
Debido al Riesgo2, y fruto del trabajo en su resolución, ha sido necesario hacer cambios en la localización de los puestos. Estos cambios se han visto reflejados, como no podía ser de otra manera, en el documento del proyecto P3T3-45, que contiene el plano físico de localización de cada uno de los proveedores.
Lecciones aprendidas.
Como principal lección, tenemos que destacar la importancia de la colaboración con los proveedores. Una buena gestión de las relaciones con estos, nos ha permitido resolver un problema que se tuvo en un determinado momento proyecto en el que nos encontramos con una dificultad técnica que escapaba a nuestros conocimientos.
Hay que tener en cuenta también el gran trabajo que nuestr@s fuerzas de seguridad ha realizado en la acogida y puesta al día que han hecho con la gestion diaria. Su colaboración ha evitado retrasos que, de otra manera, hubiesen sido mucho más importantes.
La gerencia de nuestro centro ha celebrado el empeño de nuestro equipo TIC en sacar este proyecto adelante, con medios propios que, no hay que olvidar fueron quienes propusieron su necesidad. La gerencia apostó hace unos meses por unos cursos de reciclaje para nuestros profesionales y fruto de lo aprendido en estos cursos, han sido capaces de realizar este proyecto y algunos otros que ya están en cartera.
Datos básicos del proyecto
Proyecto: PR.012.2019 consiste en el Desarrollo e implantación, con medios fundamentalmente propios, de un sistema de gestion y acceso a ubicaciones asignadas para Puestos de Venta Ambulantes (PVA) .
Jefe de Proyecto: Pan Chumilla Mas, Equipo local de control Aduanero. Ciudad de Metropolis. pan.chumillamas@metropolis.me
Entidad ejecutora: Ayuntamiento de Metropolis
Indicadores básicos definidos para el proyecto
Desvio en plazo de ejecución: Tras el análisis de este KPI, hay que resaltar que con respecto al plazo de ejecución inicial estimado, que era de 1 año, hemos tenido una desviación de un 8%, se ha utilizado un mes más en la fiscalización.
Satisfacción del cliente: Una vez analizado este KPI, y según su definición, con el sistema en producción, se ha sometido a los proveedores de 10 puestos a la encuesta de satisfacción, obteniendo una nota media de 9 puntos sobre 10. La nota máxima ha sido un 10, la mínima un 8.
Número de incidencias: Este KPI mide las incidencias sufridas por el sistema por semana. Tras evaluar el correspondiente registro, la primera semana tuvimos 2 incidencias con un tiempo medio de resolución de 25 minutos y la segunda semana, la previa a la entrega del producto, no se produjo incidente alguno.
Alcance actual del proyecto.
Entregables: Cada una de las fases del proyecto ha finalizado con los entregables y su certificación correspondiente, que avala que han sido cumplidos los requisitos establecidos por el cliente.
Cambios Aprobados: Durante la fase de ejecución del proyecto se decidió realizar el cambio de tecnología a utilizar por el dispositivo que lleva el usuario, para que usase, tecnología BTLE (Bluetooth Low Energie), que dotaba al dispositivo de mayor autonomía y menor consumo de energía, disponiendo además de un tamaño más reducido.
Estado de las distintas actividades previstas.
Análisis de requisitos: Fase completada en tiempo. Duración de la misma 2 meses.
Diseño y arquitectura de la solución: Fase con un desvío en su conclusión de 2 semanas sobre la programación. Duración de la misma 1 mes y dos semanas.
Programación: Fase con un desvío en su conclusión de 2 semanas sobre la programación. Duración de la misma 5 meses y dos semanas.
Pruebas: Fase completada en tiempo. Duración de la misma 1 mes.
Documentación: Fase completada en tiempo. Duración de la misma 1 mes.
Puesta en producción: Fase completada en tiempo. Duración de la misma 2 meses.
Mantenimiento: Fase actual, una vez el producto está en producción.
Costes del proyecto.
Acumulado de costes, desviaciones y cambios en el presupuesto.
El proyecto, en su estado actual se ha desarrollado con un pequeño incremento en los costes fruto del cambio de tecnología introducido en la fase de diseño de la solución.
En un primer momento, el presupuesto estimado con para conseguir el alcance previsto estaba en 125.000 €, exclusivamente dedicados a la adquisición de material. Una vez cabíamos a tecnología BLE, el pedido de material vio incrementado su presupuesto en 12.380 €. Se dan por bien invertidos, pues se estima un ahorro energético de un 35%.
No hay otros costes monetarios pues el proyecto se ha desarrollado con medios propios y se ha realizado en horas en las que la carga de trabajo del servicio era menos elevada.
Recursos humanos.
Desempeño de los miembros del equipo, conflictos, cambios en el equipo y variaciones de esfuerzo respecto a la planificación.
El proyecto ha estado llevado a cabo por Dª COP ape1, Dª COP ape2 y Dº COP Ape3.
Riesgos.
Relacionar incidencias del período e impacto en el proyecto
- Riesgo1. Dª Cop ape2 coge baja por accidente laboral. Supone una perdida de recursos del 33%. Puede afectar gravemente al desarrollo del proyecto.
- Riesgo2. En el montaje de la infraestructura, nos damos cuenta que no se puede mantener el diseño inicial de las localizaciones para los receptores en el área de entrada pues las fragonetas con tara maxima y tuneadas hacen que las señales no se comportan según se espera.
Gracias a la colaboración del proveedor de los elementos hw, en dos días se encuentra solución a este asunto, por lo que no afecta al progreso general del proyecto.
Adquisiciones.
Todo el material necesario para el desarrollo se ha provisionado sin problemas.
Acciones correctivas.
Debido al Riesgo2, y fruto del trabajo en su resolución, ha sido necesario hacer cambios en la localización de los puestos. Estos cambios se han visto reflejados, como no podía ser de otra manera, en el documento del proyecto P3T3-45, que contiene el plano físico de localización de cada uno de los proveedores.
Lecciones aprendidas.
Como principal lección, tenemos que destacar la importancia de la colaboración con los proveedores. Una buena gestión de las relaciones con estos, nos ha permitido resolver un problema que se tuvo en un determinado momento proyecto en el que nos encontramos con una dificultad técnica que escapaba a nuestros conocimientos.
Hay que tener en cuenta también el gran trabajo que nuestr@s fuerzas de seguridad ha realizado en la acogida y puesta al día que han hecho con la gestion diaria. Su colaboración ha evitado retrasos que, de otra manera, hubiesen sido mucho más importantes.
La gerencia de nuestro centro ha celebrado el empeño de nuestro equipo TIC en sacar este proyecto adelante, con medios propios que, no hay que olvidar fueron quienes propusieron su necesidad. La gerencia apostó hace unos meses por unos cursos de reciclaje para nuestros profesionales y fruto de lo aprendido en estos cursos, han sido capaces de realizar este proyecto y algunos otros que ya están en cartera.
Mapa Mental del Proyecto
Aqui el mapa mental del proyecto del portal de asignacion al proveedor.
Nota: contactar con Cyborg para conexion on-line y securizacion transversal
Nota: contactar con Cyborg para conexion on-line y securizacion transversal
Acta de Constitucion
ACTA DE CONSTITUCIÓN
1. IDENTIFICACIÓN
|
Modernización de la plataforma del portal de solicitud de puesto y su conexión con la base de datos interna. |
| 2. DESCRIPCIÓN | En este sentido este proyecto nace de la necesidad de tener un portal de acceso moderno, ágil e intuitivom para la gestion del lugar de Puesto de Venta Ambulante |
| 3. JUSTIFICACIÓN | |
| 4.OBJETIVO | |
| 5.ALCANCE | |
| 6. RECURSOS | |
| 7. COSTES | 200 horas* 60= 12.000 aprox |
| 8.TIEMPO | Fase 1. Diseño Fase 2: Programación Fase 3: Pruebas de las herramientas y ajustes Fase 4: Implantación de los ajustes propuestos en la fase 3 Fase 5: Prueba final y subida a la web |
| 9. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS | Actualmente el portal de acceso y solicitud que estamos utilizando en está organización está obsoleto y no enlaza correctamente con la base de datos interna, lo que lleva a confusión por parte de los usuarios. actualmente se emplea un Bloc Blanco y un Boli Bic para la organización de los puestos a nivel de calle Por todo ello se ve la necesidad de crear un portal más moderno, rápido y más completo que ayude tanto a empresas como a las personas que buscan un proveedor a realizar sus gestiones y busquedas de una manera mucho más fácil. Para ello,hay que diseñar un portal sencillo e intuitivo que enlace con la base de datos propia que permita el transvase toda la información disponible . En cuanto al apartado de empresas además de facilitar su registro en la web hay que mejorar el apartado de selección de personal, fundamentalmente, poniendo preguntas filtro para que no se inscriban los candidatos/as sin cumplir unos mínimos, incluso facilitar las entrevistas directamente En resumen, como primer producto: • Diseño del portal de empleo en sus 2 vertientes empresa y usuarios/as y implementación informática necesaria. Y como segundo producto: • Una actualización del software que incorpore la formación actual, sus equivalencias, permisos, certificados de profesionalidad y sobre todo su conexión directa con el portal de acceso municipal |
| 10. LIMITACIONES |
Por determinar
|
| 11. INTERESADOS |
Todos los usuarios así como proveedores acreditados
|
| 12, ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO |
por determinar
|
| 13. RIESGOS INICIALES |
Rechazo de proveedores habituales
|
| 14. REQUISITOS DE APROBACION DEL PROYECTO |
aprobación de la Comisión Permanente de Seguridad del Puerto de Metrópolis (área de Jurisdicción Ax T2) de costes y ubicacion solicitada
Visto Bueno de la Liga de La Justicia |
| 15. NOMBRAMIENTOS DE LOS RESPONSABLES |
En el Boletin Oficial de la Ciudad Autónoma de Metropolis (BOCA)
|
Ficha de la Organizacion y DAFO
FICHA DE LA ORGANIZACIÓN
Nombre de la organización
Unidad Estratégica de Revisión y Asignación de Puestos de Venta Ambulantes en Mercadillo Local de Metropolis
Actividad principal
Facilitar e intensificar la gestión de los recursos espaciotemporales mediante la tramitación y gestión de localizaciones y permisos legales frente la administración pública
Ámbito de actuación: local, autonómico o administración central
A nivel local e implantación en toda la Ciudad de Metrópolis.
Nivel actual de gestión: sistema de gestión de calidad, procesos y proyectos
Desarrollo de proyectos de procesos y gestión del tiempo
Debilidades Internas | Amenazas externas |
D1. Disponibilidad recursos financieros D2. Elevados costes unitarios D3. Alta rotación personal subcontratado D4. Bajo nivel tecnológico D5. Como localizar a Superman ante amenazas |
A1. Falta de armonización normativa A2. Nuevos competidores A3. Políticas de concentración A4. Poca capacidad de inversión A5. Sube el número de quejas/reclamaciones por la atención prestada A6. Probable ataque de Supervillanos |
Fortalezas internas |
Oportunidades externas |
F1. Adaptación a la variación F2. Dimensiones de las instalaciones F3. Experiencia personal gestión tráfico y localización F4. Crecimiento en los últimos años F5. Tenemos a Superman |
01. Imagen de especialización 02. Cliente satisfecho 03. Mejoras medioambientales 04. Baja calidad de otros tipos de localización |
Listas de proyectos estratégicos
Proyectos estratégicos internos:
dan respuesta a debilidades internas y pueden fortalecer a la organización ante amenazas y oportunidades externas:
A. Elaboración de planes de formación y concienciación del personal.
B. Implantación de un sistema eficaz de comunicación, tanto para la difusión de las actividades y proyectos realizados y como para los futuros proyectos, así como para aportación externa de nuevas ideas.
C. Desarrollo de áreas de conocimiento de cada unidad administrativa.
D. Desarrollo y puesta en marcha de un protocolo de coordinación con otras unidades y organismos para desarrollar proyectos de implantación por áreas temáticas administrativas.
Proyectos estratégicos Externos:
proyectos que apoyados en fortalezas internas pueden impulsar oportunidades externas.
A. Desarrollar nuevos sistemas de colaboración con las administraciones.
B. Desarrollo de un sistema de verificación y seguimiento de indicadores en la mejora de la implantación de los sistemas telemáticos y de teletrabajo.
C. Incrementar el desarrollo de la implantación de Gobierno Abierto.
D. Desarrollo de nuevos programas de formación continua basados no solo en cursos abiertos de formación continúa sino también en desarrollo de los propios procedimientos administrativos de cada unidad.
PONDERACIÓN PROYECTOS
CRITERIOS |
PONDERACIÓN |
|
A
|
Impacto positivo en los usuarios
|
x 5
|
B
|
Impacto positivo en el personal
|
x 4
|
C
|
Proyecto viable económicamente
|
x 2
|
D
|
Proyecto innovador
|
x 3
|
E
|
Proyecto viable técnicamente
|
x 4
|
N.
|
PROYECTOS
INTERNOS
|
CRITERIOS DE
SELECCIÓN
(Valor de 1 a 5) x
Ponderación
|
TOTAL
|
|||||
A
|
B
|
C
|
D
|
E
|
||||
1
|
Elaboración de
planes de formación y concienciación del personal.
|
3
|
5
|
4
|
3
|
4
|
68
|
|
2
|
Implantación de un
sistema eficaz de comunicación, tanto para la difusión de las actividades y
proyectos realizados y como para los futuros proyectos, así como para
aportación externa de nuevas ideas.
|
3
|
4
|
4
|
5
|
3
|
66
|
|
3
|
Desarrollo de áreas
de conocimiento en cada unidad administrativa.
|
4
|
5
|
2
|
5
|
3
|
71
|
|
4
|
Desarrollo y puesta
en marcha de un protocolo de coordinación con otras unidades y organismos
para desarrollar proyectos de implantación por áreas temáticas
administrativas.
|
5
|
5
|
2
|
5
|
4
|
75
|
|
N.
|
PROYECTOS
EXTERNOS
|
CRITERIOS DE
SELECCIÓN
(Valor de 1 a 5) x
Ponderación
|
TOTAL
|
||||
A
|
B
|
C
|
D
|
E
|
|||
1
|
Desarrollar nuevos
sistemas de colaboración con las administraciones
|
3
|
4
|
2
|
2
|
4
|
55
|
2
|
Desarrollo de un
sistema de verificación y seguimiento de indicadores en la mejora de la
implantación de los sistemas telemáticos y de teletrabajo.
|
3
|
5
|
2
|
4
|
2
|
61
|
3
|
Incrementar el
desarrollo de la implantación de Gobierno Abierto.
|
5
|
5
|
2
|
5
|
2
|
72
|
4
|
Desarrollo de
nuevos programas de formación continua basados no solo en cursos abiertos de
formación continúa sino también en desarrollo de los propios procedimientos
administrativos de cada unidad.
|
3
|
5
|
3
|
4
|
5
|
75
|
De los proyectos internos, el ganador es el Desarrollo y puesta en marcha de un protocolo de coordinación con otras unidades, con 75 puntos.
Analizando la puntuación del proyecto interno y del externo, hay dos proyectos que han obtenido la puntuación más alta
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